In Italia la segnalazione di condotte illecite (c.d. Whistleblowing) è disciplinato dal d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, nonché dalle Linee guida approvate con Deliberazione dell’Autorità Nazionale Anticorruzione n. 311 del 12 luglio 2023. La nuova disciplina prevede l’obbligo di istituire un canale informatico interno di segnalazione che garantisca la riservatezza dell’identità del segnalante e il rispetto del GDPR.
L’Istituto Ortopedico Rizzoli già precedentemente alla citata disciplina, si era dotato, per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite, di una piattaforma informatizzata che, tramite strumenti di crittografia e l’utilizzo di un codice identificativo univoco di 16 cifre per “dialogare” con il RPCT, garantisse una rafforzata tutela della riservatezza dell’identità del segnalante.
Come indicato dalle nuove Linee guida di cui alla citata Deliberazione ANAC n. 311/2023, i soggetti del settore pubblico, in attuazione delle previsioni del Dlgs 24/2023, definiscono in apposito atto organizzativo le procedure per il ricevimento delle segnalazioni e per la loro gestione.
L’Istituto Ortopedico Rizzoli ha pertanto approvato, con Deliberazione n. 38/2024 un nuovo “Protocollo operativo per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite (c.d. whistleblowing) e relative forme di tutela” di cui si evidenziano di seguito alcuni aspetti fondamentali
Soggetti legittimati a segnalare un illecito godendo delle tutele previste dal D.lgs. n. 24/2023
- dipendenti di IOR e dipendenti di altre amministrazioni pubbliche, delle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione, di enti pubblici economici, di società in controllo pubblico, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio che prestano servizio presso l’Istituto Ortopedico Rizzoli in posizione di comando, distacco o in situazioni analoghe;
- lavoratori autonomi, compresi lavoratori con contratto d’opera, lavoratori esercenti professioni intellettuali con obbligo di iscrizione in appositi albi o elenchi, prestatori d’opera intellettuale, lavoratori con rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 del c.p.c., lavoratori con contratto di collaborazione coordinata e continuativa che svolgono la propria attività lavorativa presso IOR;
- lavoratori o collaboratori di soggetti del settore pubblico o privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di IOR;
- liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso IOR;
- volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso IOR;
- persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso IOR.
Le tutele previste dal D.lgs. n. 24/2023 si applicano ai soggetti sopra indicati anche qualora la segnalazione sia effettuata nei seguenti casi:
- quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni oggetto di segnalazione sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni oggetto di segnalazione sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Il campo d'applicazione
L’Istituto Ortopedico Rizzoli disciplina e gestisce solo le segnalazioni di condotte illecite di cui la persona segnalante sia venuta a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo.
La segnalazione mancante di nome e cognome della persona segnalante è ritenuta anonima ed esclusa dal campo d’applicazione dell’istituto del whistleblowing e sarà trattata alla stregua di segnalazioni ordinarie solo se adeguatamente circostanziata e resa con tale dovizia di particolari da permettere la ricostruzione delle presunte fattispecie di illecito e il collegamento delle stesse a determinati avvenimenti e a responsabilità soggettive identificabili.
Cosa si intende per condotta illecita
Possono costituire oggetto di segnalazione whistleblowing comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione e che consistono in illeciti amministrativi, contabili, civili e penali e in violazioni di determinati settori del diritto europeo. Sono segnalabili anche le condotte volte ad occultare le violazioni.
Non sono ricomprese tra le violazioni segnalabili le irregolarità nella gestione od organizzazione
dell’attività, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che il segnalante sa essere false, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (le c.d. voci di corridoio).
Perché effettuare una segnalazione
L’istituto del whistleblowing è diretto alla tutela dell’interesse pubblico e dell'integrità della Pubblica Amministrazione. L’obiettivo di fondo è quello di valorizzare l'etica e l'integrità nell’Amministrazione, alla luce anche dei principi di legalità, buon andamento e imparzialità dell'azione amministrativa, nonché del principio di libera concorrenza.
Contenuto della segnalazione
La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata per consentire al RPCT di svolgere le opportune verifiche e dare efficace seguito alla stessa. In particolare, devono essere indicati:
- nome e cognome del segnalante;
- una esaustiva descrizione dei fatti oggetto di segnalazione comprensiva ove possibile delle circostanze di tempo e di luogo in cui si sono svolti i fatti oggetto di segnalazione;
- nome e cognome della persona cui attribuire i fatti segnalati o comunque le informazioni che consentano di identificare detta persona;
- se conosciuti, l’indicazione dei nominativi di eventuali testimoni;
- ogni altra informazione e documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti segnalati a supporto di quanto riportato.
Se ritiene, il segnalante può fornire anche i propri dati di contatto (telefono o mail).
Modalità di presentazione delle segnalazioni
Le modalità con cui effettuare la segnalazione all'Istituto:
A. In via preferenziale in forma scritta, compilando il form on line presente sull’apposita piattaforma informatica, reperibile nella sezione del sito istituzionale dedicata al whistleblowing al seguente link:
https://ior.whistleblowing.it/
Tale modalità è ritenuta preferenziale perché garantisce una rafforzata tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, del contenuto della segnalazione e della documentazione allegata, grazie al protocollo di crittografia di cui si avvale.
Si segnala inoltre che di recente, a seguito di confronto con i servizi preposti, l’Istituto ha proceduto all’implementazione dell’applicativo dedicato alle segnalazioni del whistleblowing su piattaforma cloud, mediante adesione ad apposito servizio messo a disposizione delle pubbliche amministrazioni e qualificato ACN (Autorità Nazionale per la Cyber-sicurezza);
Tale segnalazione può essere fatta da qualsiasi dispositivo digitale (pc, tablet, smartphone) sia dall’interno dell’ente che dal suo esterno.
B. In forma orale mediante contatto telefonico con l’RPCT, attraverso linea telefonica dedicata contrassegnata dal
n. di telefono: 051-6445030
nella giornata di martedì (festivi esclusi)
dalle ore 10 alle ore 12.
Al di fuori di questa fascia oraria l'utente che chiami tale n. telefonico, potrà ascoltare un breve messaggio registrato che ricorda giorni ed orari in cui effettuare la segnalazione telefonica nonché quali dati debbano essere forniti al momento della segnalazione. Non è possibile lasciare risposte o messaggi registrati. Il n. di telefono sopra indicato è abilitato a ricevere chiamate nazionali e cellulari.
C. In forma orale, a richiesta del segnalante, mediante incontro diretto, fissato entro un termine ragionevole, con l’RPCT dell’Istituto.